Yhdistystoimijalle

Yhdistystoimijalle

Tältä sivulta löydät hyödyllisiä materiaaleja niin yhdistyksen perustamiseen, yhdistyksen sääntöihin, ja jäsenrekisterin ylläpitoon, tietoa Yhdistysavaimen palveluista (jäsenrekisteri, verkkosivut) ja asiantuntijaverkostostamme.

Kyläyhdistyksen perustaminen ja säännöt

Suomen Kylät on laatinut kyläyhdistyksille mallisäännöt. Mallisääntöjen ennakkotarkistus ei ole enää voimassa. Emme uusi ennakkotarkistusta, mutta sääntöjä voi käyttää mallina. Lisää mallipohjia löytyy PRH:n sivuilta.

Lisätietoja yhdistyksen perustamisesta, sääntöjen laatimisesta, muutoksista ja esimerkiksi nimnekirjoittajien vaihtumisesta: PRH (Patentti- ja rekisterihallitus): yhdistyksen perustaminen, muutokset ja säännöt

Jäsenrekisteri = Jäsenluettelo = Henkilörekisteri

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen jäsenistä on pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä vähintäänkin kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi rekisteriin voi merkitä muita esim. jäsenmaksujen keräämiseen tai viestintään tarvittavia tietoja kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Yhdistyslain mukaan sen, joka tahtoo liittyä yhdistyksen jäseneksi, on ilmoitettava aikomuksestaan yhdistykselle. Jäseneksi hyväksymisestä päättää hallitus, jollei säännöissä ole toisin määrätty. Säännöissä voidaan myös määrätä, että hallitus päättää jäsenten hyväksymismenettelystä ja hyväksymisen edellytyksistä. Yhdistyksen säännöissä voi olla muotoiluna esim. ”Yhdistykseen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.” Yhdistyslaissa määrätään myös yhdistyksestä eroamisesta ja yhdistyksestä erottamisesta.

! Se, että kyläyhdistys ei kerää jäsenmaksuja, ei vapauta jäsenluettelon pitämisestä.
! Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille. Mikäli jäsenluettelo ei ole ajan tasalla, ketkä tekevät päätökset?
! Yhdistys ei voi päättää, että kaikki kyläläiset ovat yhdistyksen jäseniä.
! Katso Yhdistyslaki ja luku 3. Jäsenyys

Tietosuoja
Hyvä muistisääntö on, että rekisteriin kerätään vain välttämätön tieto. Rekisteriin ei saa kerätä arkaluonteisia tietoja kuten etninen alkuperä, vakaumus tai sairaus. Tietosuoja-asetusta tulee noudattaa, aina kun käsitellään henkilötietoja. Jäsenrekisteriä säilytetään huolellisesti suojattuna joko laitteella, joka on kokonaan erillään internetistä, tai hyvän palomuuri- ja virustorjuntaohjelmiston suojaamana. Pääsy jäsenrekisteriin tulee olla niillä yhdistyksen toimihenkilöillä, joiden tehtävien hoidon kannalta tämä on tarpeen. Myös yhdistyksen jäsenellä on yhdistyslain mukaan oikeus tutustua jäsenluettelon tietoihin. Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava tietosuoja-asetuksen säännöksiä. Osoitusvelvollisuus tarkoittaa, että rekisterinpitäjän on myös pystyttävä osoittamaan noudattavansa tietosuojalainsäädäntöä. Yhdistys voi laatia tietosuojaselosteen, joka on nähtävillä esim. yhdistyksen verkkosivuilla. Lataa tästä Tietosuojaselosteen mallipohja.

Seloste käsittelytoimista
Yhdistyksen tulee myös tehdä rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista. Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta löytyy lisätietoa selosteesta käsittelytoimista. https://tietosuoja.fi/rekisterinpitajan-seloste-kasittelytoimista.
Lataa tästä Seloste käsittelytoimista -mallipohja. Huomaa, että selosteen käsittelytoimista voi sisällyttää myös Hallinnolliseen ohjesääntöön (malli).

Millainen jäsenrekisteri?
Yksinkertaisimmillaan jäsenrekisteri voi olla excel-taulukko. Jäsenrekisterin ylläpitoon on myös ohjelmia. Esim. Yhdistysavain on kuukausimaksultaan ilmainen, nettipohjainen jäsenrekisteriohjelma. Alla lisää tietoa Yhdistysavaimen palveluista.

Yhdistysavaimen palvelut kyläyhdistyksille: jäsenrekisteri ja verkkosivut

Suomen Kylät ry:n verkoston jäsenyhdistykset (maakunnallisten kyläyhdistysten jäsenyhdistykset) saavat etuja Yhdistysavaimen palveluista (verkkosivut ja jäsenrekisteri). Yhdistysavaimen kautta saa tehtyä sekä helpot ja ilmaiset perussivut että maksulliset, monipuolisemmat ja laajemmat sivut monenlaisiin tarpeisiin. Yhdistysavaimen nettisivueditori on erittäin helppokäyttöinen ja valmiita perusmallipohjia on paljon.

Kyläyhdistykset saavat Yhdistysavaimen listahinnoista 25 %:n alennuksen Suomen Kylien lomaketta käytettäessä. On myös mahdollista ottaa käyttöön  ilmainen 5 sivua ja jäsenrekisterin sisältävä Yhdistysavaimen perusversio. Yhdistysavaimen palvelut sisältää myös jäsenrekisteriin liittyen mm. sähköiset jäsenkortit, sähköpostitiedotteet, laskutuksen, kulukorvaukset ym.

Vanhan nettisivuosoitteen / uuden oman nettisivuosoitteen saa halutessaan yhdistettyä Yhdistysavaimen nettisivuihin. Tai voitte ottaa käyttöönne aivan uuden osoitteen.

Mitä tehdä, jos olette jo Yhdistysavaimen asiakkaita, mutta haluaisitte Suomen Kylien etuhinnan käyttöönne?

• Etuhinnat tarjotaan myös niille jäsenyhdistyksille, jotka jo nyt käyttävät Yhdistysavainta.
• Jos yhdistyksellä on maksullinen versio käytössä, alennetun hinnan saa seuraavalla laskutusjaksolla käyttöönsä (1.1. alkaen).
• Tämä edellyttää sitä, että yhdistys on yhteydessä Yhdistysavaimen asiakaspalveluun (asiakaspalvelu@yhdistysavain.fi) ja ilmoittaa hyvissä ajoin etukäteen, että on Suomen Kylien jäsenyhdistys, niin Yhdistysavain siirtää sivuston tämän sopimuksen piiriin.
• Jos yhdistyksellä on Yhdistysavaimen ilmaisversio käytössä, toimitaan samaan tapaan eli yhdistys voi olla yhteydessä Yhdistysavaimen asiakaspalveluun, niin nettisivusto siirretään kylien etusopimuksen piiriin. Tämä on tärkeää tehdä ennen kuin laajentaa maksulliseen versioon, jotta lasku lähtee oikealla hinnoittelulla.

Asiakaspalvelun tarjoaa Yhdistysavain.
Koulutusvideo Yhdistysavaimesta löytyy täältä.
Tutustu tarkemmin www.yhdistysavain.fi

Suomen Kylien asiantuntijaverkosto yhdistystoimijoiden tukena

Maaseudun Sivistysliitto kylien kehittämisen tukena