Tietosuojaseloste

SUOMEN KYLÄT RY:N TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

Suomen Kylät ry on valtakunnallinen kattojärjestö kylä- ja Leader-toiminnalle. Suomen Kylät ry edustaa noin 4 000 kyläyhdistystä ja -toimikuntaa, 19 maakunnallista kyläyhdistystä, 54 seudullista Leader-ryhmää sekä kasvavaa joukkoa kuntatason kylien yhteenliittymiä ja kaupunginosayhdistyksiä. Tämä rekisteriseloste koskee Suomen Kylät ry:n asiakkaiden, jäsenten, yhteistyökumppaneiden sekä Suomen Kylät ry:n hankkeisiin, tapahtumiin, tilaisuuksiin ja koulutuksiin osallistujien henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä

Suomen Kylät ry (1102318-7)

Lupajantie 1

25500 Perniö

Yhteyshenkilö

Marianne Liitelä

marianne.liitela@suomenkylat.fi

JÄSENREKISTERI

Ylläpidetään yhdistyslain velvoitteiden täyttämistä ja yhteydenpitoa, sekä jäsenmaksujen hoitoa varten. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä yhteyshenkilöitä ei ole mahdollista tunnistaa.

Jäsenrekisteriin kerättävät tiedot: Jäsenyhdistyksen nimi, osoite, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Suostumus: Liittymällä jäseneksi järjestö antaa suostumuksensa tietojen lisäämisestä rekisteriin.

HALLITUKSEN JÄSENTEN YHTEYSTIETOREKISTERI

Hallituksen jäsenten yhteystietorekisteriä ylläpidetään yhdistyksen toiminnan hoitoa varten, sekä matkojen ja palkkioiden maksua varten.

Hallituksen jäsenten yhteystiedot: jäsenen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tarvittaessa henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot.

Suostumus: Hallituksen jäsen antaa suostumuksensa henkilötietojen käyttöön ottaessaan vastaan hallituspaikan.

SÄHKÖPOSTILISTAT / SÄHKÖISET UUTISKIRJEET

Rekisteriä käytetään yhteydenpitoon ja tiedottamiseen jäsenille, kylille ja muille yhteistyökumppaneille. Kerätään nimi sekä sähköpostiosoite ja taustataho/organisaatio.

Sähköpostilista / sähköiset uutiskirjeet: Yhdistyksen/organisaation nimi, tarvittaessa yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite.

Suostumus: Kerätään oman toiminnan yhteydessä osallistujalistalla, jossa henkilö antaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn, sekä nettisivuilla olevalla yhteystietojen keräyslomakkeella, jonka yhteydessä tietosuojalomake on nähtävillä. Peruste henkilön oma suostumus.

OSALLISTUJALISTAT

Osallistujalistoja käytetään tapahtumien, koulutustilaisuuksien, webinaarien tai vastaavan yhteydenpitoon ja tiedottamiseen.

Osallistujalistaan kerättävät tiedot: Ilmoittautuneen/osallistujan nimi sekä tarvittaessa ikä, organisaatio/taustataho, osoitetiedot, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero sekä mahdolliset ruoka-aineallergiat. 2

Suomen Kylät ry Y-tunnus: 1102318-7 Lupajantie 1, 25500 Perniö http://www.suomenkylat.fi

Suostumus: Osallistuja antaa suostumuksensa henkilötietojen käyttöön ilmoittautuessaan tapahtumaan tai tilaisuuteen.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakas ja kumppani voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien mukaan.

Markkinointia varten tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan kuin henkilö ei ole kieltänyt vastaan

ottamasta markkinointiviestintää, eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedosta, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakkuuden päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

• Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Asiakkaalla ja kumppanilla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Oikaisemme pyynnöstä, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

• Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus: Asiakas tai kumppani voi milloin tahansa kieltää tietojensa käsittelyn suoramarkkinointia varten painamalla sähköisen suoramarkkinointiviestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä tämän rekisteriselosteen alussa mainittuun osoitteeseen.

• Suostumuksen peruuttaminen: asiakas tai kumppani voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä tämän rekisteriselosteen alussa mainittuun osoitteeseen.

• Valitusoikeus: Asiakkaalla tai kumppanilla on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän rekisteriselosteen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän rekis-teriselosteen lopusta.

Tietojen luovutukset

Voimme luovuttaa asiakkaan ja kumppanin henkilötietoja kolmansille osapuolille mm. alla esitetyissä tapauksissa:

• Suostumus: Jos asiakas tai kumppani on antanut siihen suostumuksensa.
• Viranomaiset: Kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuen
• Tutkimus: tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten
• Oikeusvaateet: Jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, rikkomusten tutkimiseksi, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellista teknisiä ja organisatorisia turvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.